使用传真机进行文件传输，虽然在数字化时代逐渐显得有些过时，但对于一些特定场合，如需要快速将纸质文件传送给他人时，它仍然是一个便捷的工具。以下是使用传统有线或网络传真机的基本步骤：

一、准备工作

- 确保设备连接正常：如果是传统的有线传真机，请确认其已经正确连接到电话线路，并且电源已开启。

- 准备要发送的文件：将需要发送的文档放置在传真机的进纸器中，确保页面平整无折痕。

- 检查接收方信息：包括传真号码和接收方的公司或个人名称。

二、发送传真

1. 拨号：根据你的传真机型号，输入接收方的传真号码。部分机型可能需要先按“Fax”或“Start”按钮，再输入号码。

2. 开始发送：输入完号码后，按下“Send”、“Start”或类似功能键，开始发送过程。

3. 等待完成：机器会自动扫描文档并发送，期间可能会听到拨号音及发送成功的提示声。

4. 保存记录：某些高级机型允许用户选择是否保存发送记录，方便日后查询。

三、接收传真

- 设置为自动接收模式：如果希望传真机能自动接收来件，需将其设置为“Auto Receive”模式。

- 查看收件箱：接收完毕后，传真机会打印出接收到的文件。同时，你也可以通过查看传真机的内存或外部存储介质（如U盘）来获取电子版的传真件。

四、注意事项

- 质量检查：发送前检查文档的质量，确保内容清晰可读。

- 注意保密：对于包含敏感信息的文件，在发送前应做好必要的加密处理。

- 维护保养：定期清洁传真机的扫描部件，保持良好的工作状态。

尽管现代通信技术的发展使得电子邮件、云存储等成为更常见的文件传输方式，但了解如何操作传真机仍然是一项有用的技能。